対象機能（詳細）：キャンバス
必要な権限（詳細）：スペース管理者, 編集者
AIエージェントを使い始めるには、スペースの作成や外部ツールとの連携などを行っておく必要があります。
以下のステップに従って設定を行ってください。
【管理者の設定】
利用開始にあたり、管理者の方に設定いただく内容です
Otolioの初期セットアップを行う （Otolioを初めて使う方のみ）
【ユーザーの設定】
ユーザーごとに設定が可能な内容です
これらの連携や設定は、ユーザー設定画面からいつでも変更可能です
⚠️ 本機能は「キャンバス機能」をご利用中のお客様のみご利用いただけます。
※「ドキュメント機能」をご利用の方は別途お申し込みが必要です。
【管理者の設定】
1. Otolioの初期セットアップを行う
初めてOtolioを利用する際は、初期セットアップが必要です。
以下のヘルプページを参照し、ステップ1〜8までの手順を行ってください。（ ステップ9以降の操作は不要です。）
また、既にOtolioを利用中の方は本作業は不要です。
【1人目の管理者向け】初回セットアップをする
2. スペースを作成する
初期セットアップ完了後、利用するスペースを作成します。ご契約内容により操作画面が異なりますので、該当する手順をご確認ください。
【AIエージェントのみで契約している場合】
ホーム画面左側のナビゲーションから「管理メニュー」から「スペース管理」画面を開きます。（https://smartshoki.com/spaces）
画面右上の[スペースを新規作成]をクリックします。
[スペース名]を入力します。
以降はスペースを作成するのヘルプページを参照し、ステップ4以降の手順を行ってください。
【議事録サービス（ドキュメント）の契約がある場合】
ホーム画面左側のナビゲーションから「管理メニュー」から「スペース管理」画面を開きます。（https://smartshoki.com/spaces）
画面右上の[スペースを新規作成]をクリックします。
[スペース名]を入力し、適用バージョンで[新バージョン]をクリックします。
以降はスペースを作成するのヘルプページを参照し、ステップ4以降の手順を行ってください。
💡 ヒント
AIエージェントではなく、従来の議事録サービス（ドキュメント）を利用するスペースを作成する場合は[旧バージョン]を選択してください。
【ユーザーの設定】
ユーザーごとに外部ツールとの連携やオートメーションの設定変更が可能です。
必須ではありませんが、連携や設定をすることで、更に便利にご利用いただけます。
なお設定は、「ユーザー設定」画面からいつでも変更が可能です。
外部ツール連携
種類 | 対応ツール | できること |
カレンダー | Google Calendar, Outlook, Garoon |
|
SFA | Salesforce |
商談での活用方法については「AIエージェントを商談で活用する」を確認してください。 |
メール | Gmail, Outlook |
|
外部ツールとの連携方法
以下の場所で外部ツールとの連携や解除が可能です
キャンバス一覧画面
キャンバス一覧画面の上部から連携を進めることができます。
表示されない場合は、「ユーザー設定」画面から連携してください。
（連携済みの場合や、非表示にした場合は表示されません）
ユーザー設定画面
画面左下のユーザー名をクリックすると「ユーザー設定」画面が開きます。
[外部ツール連携]から各種ツールとの連携/解除が可能です。
連携手順
連携ツールを選択して[連携する]をクリックします。
連携サービスのログイン画面が表示されたら、業務で利用しているアカウントでログインします。
ログインが完了すると連携が完了します。
※ 途中、「Otolioが アカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が表示されたら、内容を確認して[許可]をクリックしてください。
※ カレンダー連携の場合、「キャンバス自動作成・録音予約の設定」画面が表示されます。 設定項目については「オートメーションの設定」を確認してください。（後で設定することも可能です）
【Garoonを連携する場合】
Garoonとの連携方法は「Garoonと連携する」をご確認ください。（最初にサイボウズの管理権限をお持ちの方の作業が必要となります）
【Salesforceを連携する場合】
ご利用のSalesforce組織に「Otolio用の外部クライアントアプリケーション」をインストールする必要があります（最初に組織の管理者の方の作業が必要となります）。「Salesforceと連携する」をご確認ください。
オートメーションの設定
種類 | できること |
キャンバスの自動作成 | カレンダーを連携している場合、当日の予定に合わせてキャンバスを自動作成します |
メールの提案カードの生成 | 会議後に関係者へ送るメールの文案を自動生成します |
Bot録音予約の自動作成 | カレンダーを連携している場合、キャンバス作成時にWeb会議の録音予約を自動で作成します |
Botの表示名 | Web会議に参加するBotの表示名の設定が可能です |
要点カードのSalesforceへの自動登録 | Salesforceを連携している場合、会議後に生成される要点を自動でSalesforceに登録します |
オートメーションの設定方法
以下の場所でオートメーションの設定が可能です
「キャンバス自動作成・録音予約の設定」画面（カレンダー連携後に表示）
オートメーション設定のうち、キャンバス作成や録音に関する設定が可能です。
これらの項目は、「ユーザー設定」画面からも設定変更が可能です。
ユーザー設定画面
画面左下のユーザー名をクリックすると「ユーザー設定」画面が開きます。
[オートメーション]から設定変更が可能です。
💡ヒント
キャンバスの詳細については「キャンバスを使う」を確認してください。
【よくある質問】
Q：招待されたカレンダーでもキャンバス作成や録音予約はできますか？
A：招待されたカレンダーでもキャンバス作成や録音予約は可能です。ただし、Botを使って録音する場合は、カレンダー予定のオーナーがBotの会議参加を許可する必要があります。
Q：商談オブジェクト以外でも利用できますか？
A：現時点では商談オブジェクトを利用中の企業様にご活用いただける仕様となっております。