必要な権限（詳細）：スペース管理者, 編集者
利用の条件（詳細）：キャンバス機能の利用が有効になっていること
AIエージェントを使い始めるには、スペースの作成や外部ツールとの連携などを行っておく必要があります。
以下のステップに従って設定を行ってください。
【管理者の設定】
利用開始にあたり、管理者の方に設定いただく内容です
Otolioの初期セットアップを行う （Otolioを初めて使う方のみ）
ユーザーがAIエージェントの利用開始するにあたり設定が必要な内容です
ユーザーアカウントごとにAIエージェントに関する設定変更が可能です
【管理者の設定】
1. Otolioの初期セットアップを行う
初めてOtolioを利用する際は、初期セットアップが必要です。
以下のヘルプページを参照し、ステップ1〜8までの手順を行ってください。（ ステップ9以降の操作は不要です。）
また、既にOtolioを利用中の方は本作業は不要です。
【1人目の管理者向け】初回セットアップをする
2. スペースを作成する
初期セットアップ完了後、利用するスペースを作成します。ご契約内容により操作画面が異なりますので、該当する手順をご確認ください。
【AIエージェントのみで契約している場合】
ホーム画面左側のナビゲーションから「管理メニュー」から「スペース管理」画面を開きます。（https://smartshoki.com/spaces）
画面右上の[スペースを新規作成]をクリックします。
[スペース名]を入力します。
以降はスペースを作成するのヘルプページを参照し、ステップ4以降の手順を行ってください。
【議事録サービス（ドキュメント）の契約がある場合】
ホーム画面左側のナビゲーションから「管理メニュー」から「スペース管理」画面を開きます。（https://smartshoki.com/spaces）
画面右上の[スペースを新規作成]をクリックします。
[スペース名]を入力し、適用バージョンで[新バージョン]をクリックします。
以降はスペースを作成するのヘルプページを参照し、ステップ4以降の手順を行ってください。
💡 ヒント
AIエージェントではなく、従来の議事録サービス（ドキュメント）を利用するスペースを作成する場合は[旧バージョン]を選択してください。
【ユーザーアカウントごとに必要な連携】
AIエージェントを利用する前に、各ユーザーが設定を行う必要があります。
一度設定を行うと他のスペースにも同じ設定内容が適用されます。
設定内容は、「ユーザー設定」画面から変更が可能です。
1. カレンダーと連携する（Google / Outlook / Garoon）
カレンダーと連携しスケジュールをOtolioに取り込むことで、キャンバスの作成や録音予約を自動化することができます。
キャンバス一覧画面で、カレンダーを選択し、[連携する]をクリックします。（スペース画面に表示がない場合は、[ユーザー設定]画面から操作してください）
連携サービスのログイン画面が表示されたら、業務で利用しているアカウントでログインします。
「Otolio（スマート書記） が アカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が表示されたら、内容を確認して[許可]をクリックするとカレンダーとの連携が完了します。
【Google連携に関するお知らせ】
現在、本機能はGoogleによる最終的な認証プロセスを進行中です。
連携時に「このアプリは Google で確認されていません」という警告が表示される場合がありますが、アプリの安全性およびプライバシー保護についてはGoogleの基準に準拠して設計されておりますので、安心してお進みください。
操作①：以下キャプチャの「詳細」をクリック
操作②：以下キャプチャの「smartshoki.com（安全ではないページ）に移動」をクリック
カレンダー連携が完了すると、「キャンバス自動作成・録音予約の設定」画面が表示されます。 必要に応じて予定に基づいたキャンバス作成や、Botによる自動録音の設定を行います。
[キャンバス自動作成・録音予約の設定]カレンダーの予定に基づいて、キャンバスを自動作成するか否かを設定できます。
自動作成を有効にしておくと、会議前の準備の手間を削減できます。[Bot録音予約の自動作成]
キャンバスが作成されたタイミングでBot録音の自動予約を行うか否かを設定できます。自動作成を有効にしておくと、会議前の準備の手間を削減できます。[Botの表示名]
Web会議に参加するBotに任意の名前をつけることができます。
注意事項
💡ヒント
各種ツールの連携はユーザーさまごとに選択が可能です。
カレンダー連携によって会議関連タスクの自動化が実現するため、連携することをお勧めしますが、連携せずとも各種機能のご利用は可能です。
2.Salesforceと連携する
OtolioとSalesforceを連携することで、商談活動における作業（商談シナリオの作成やSalesforceの商談オブジェクトの更新など）を自動化することができます。商談での活用方法については「AIエージェントを商談で活用する」を確認してください。
Salesforceのログイン画面が表示されたら、業務で利用しているSalesforceアカウントでログインします。
ログインすると「Salesforce連携が完了しました」と表示され、連携が完了します。
注意事項
3.メールと連携する（gmail / outlook）
メールと連携することで、Otolioの画面からメールを送信することができるようになります。
各種アカウントのログイン画面が表示されたら、業務で利用しているアカウントでログインします。
「Otolio（スマート書記） が アカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が表示されたら、内容を確認して[許可]をクリックするとメールとの連携が完了します。
【ユーザーアカウント設定（設定変更）】
ユーザーの「ユーザー設定」画面で各種設定の変更が可能です。
右下のユーザー名をクリックし、[ユーザー設定]画面から操作してください。
[外部ツール連携]メニュー：外部ツールとの連携/再連携
[オートメーション]メニュー：キャンバス作成・Bot録音の自動化に関する設定
【外部ツール連携】
【オートメーション】
【よくある質問】
Q：連携できるツールには何がありますか？
A：2026年4月現在、以下のツールとの連携が可能ですが、順次拡張を予定しています。連携をご希望のツールがありましたら、担当者やサービスの[お問い合わせ]からお気軽にご連絡ください。
カレンダー | gmail, outlook, garoon |
SFA | salesforce |
メール | gmail, outlook |
Q：招待されたカレンダーでもキャンバス作成や録音予約はできますか？
A：招待されたカレンダーでもキャンバス作成や録音予約は可能です。ただし、Botを使って録音する場合は、カレンダー予定のオーナーがBotの会議参加を許可する必要があります。